BỘ TÀI CHÍNH |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 32/2011/TT-BTC |
Hà Nội, ngày 14 tháng 3 năm 2011 |
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN VỀ KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ
ĐƠN ĐIỆN TỬ BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ
Căn cứ Luật Quản lý thuế ngày 29 tháng 11 năm 2006;
Căn cứ Luật Kế toán ngày 17 tháng 6 năm 2003 và các văn bản hướng
dẫn thi hành;
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005, Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày
23/02/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính, Nghị định số 35/2007/NĐ-CP ngày
08/03/2007 về giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
Căn cứ Nghị định
số 51/2010/NĐ-CP ngày
14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ;
Căn cứ Nghị định
số 118/2008/NĐ-CP ngày
27 tháng 11 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính,
Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý
hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau:
QUY ĐỊNH CHUNG
Thông tư này hướng dẫn
về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá,
cung ứng dịch vụ.
Thông tư này áp dụng đối
với:
- Tổ chức, cá nhân lựa chọn
sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi
tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu của hóa đơn điện tử
giữa người bán hàng và người mua hàng.
- Cơ quan quản lý thuế các
cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử
dụng hóa đơn điện tử.
1. Hoá đơn điện tử là tập
hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi
tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện
tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá đơn điện tử được khởi
tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi
bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định
của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các
loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn
khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận
chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch
vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy
định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo
nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời
gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Hóa đơn đã lập dưới dạng
giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải
là hóa đơn điện tử.
3. Hóa đơn điện tử có giá
trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy
về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được
tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn
vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình
thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa
đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Điều
4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử
1. Nguyên tắc sử dụng hoá
đơn điện tử
Trường hợp người bán lựa
chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có
trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức
truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền
nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ
thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức
cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).
Người bán, người mua, tổ
chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ
chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ
thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn
điện tử đó.
2. Điều kiện của tổ chức
khởi tạo hóa đơn
Người bán hàng hóa, dịch vụ
(sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện
sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ
điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế;
hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường
truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai
thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực
thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo,
lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo
quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng
hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ
liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu
dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về
chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu
phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống
lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và
phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn
điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Điều 5. Điều kiện của tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Tổ chức trung gian cung cấp
giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là doanh nghiệp hoạt động
tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư
hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công
nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong
hoạt động ngân hàng.
- Có chương trình phần mềm
về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được
lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
- Đã triển khai hệ thống
cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa
các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ
thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và
quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện,
cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên
môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các
bên tham gia.
- Có các quy trình và thực
hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu
trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố
liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
- Có giải pháp lưu trữ kết
quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điệntử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
- Định kỳ 6 tháng một lần,
tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo
cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội
dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của
tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử
dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
Điều 6. Nội dung của hoá đơn điện tử
1. Hóa đơn điện tử phải có
các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa
đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực
hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của
Bộ Tài chính.
b)
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c)
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
d)
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành
tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia
tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng
thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải
thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
g) Hóa đơn được thể hiện
bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được
đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ
nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1,
2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ,
tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt
dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể
giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện
tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa
đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Trường hợp sử dụng dấu phân
cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ
tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng
đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành
hóa đơn điện tử nội dung này.
Các
nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản
ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội
dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua
hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc
người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ - hoặc nội dung thu tiền.
KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Điều 7. Khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử
1. Khởi tạo hóa đơnđiện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin
của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu
trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của
tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và
được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn
điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơnđiện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn
bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách
nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo
Thông tư này).
Quyết định áp dụng hoá đơn
điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị
(tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá
đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là
phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính,
truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên
nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm
ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập,
luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ
phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ
liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được
thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Phát hành hóa đơn điện
tử
Trước khi sử dụng hóa đơn
điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn
điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn
điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội
dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại,
các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số
hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số
lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo
phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị
(trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký
điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện
tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Trường hợp có sự thay đổi
địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát
hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã
phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp có sự thay đổi
về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện
thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn
điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo
đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn
điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức
khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức
khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Tổ chức kinh doanh có
thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt
in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa
đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa,
cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh
doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử
dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa
đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử
dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử
dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
1. Lập hóa đơn điện tử là
việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán
hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập
hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hóa, dịch
vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ
thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
- Người bán hàng hóa, dịch
vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập
hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để
khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
2. Gửi hóa đơn điện tử là
việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua
hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn
điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán
hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện
tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa
đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa
đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ
là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và
truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách
thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ
(tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điệntử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập
hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian
cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu
hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của
tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa
đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn vị
kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người
mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán
hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ
thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp hóa đơn điện tử
đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa
đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai
thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người
bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do
các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục
vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa
đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa
đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu,
gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã
lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và
người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua
phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót,
đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập
sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế
giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai
điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Điều 10. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa
đơn điện tử
Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy nhiệm lập hóađơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày
28/9/2010 của Bộ Tài chính. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được gửi báo cáo
sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của
cơ quan thuế.
Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn
điện tử
1. Người bán, người mua
hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài
chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện
lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn
vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách
nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút
nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong)
hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn điện tử đã lập
được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn
điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn
điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc
trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu
trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến,
ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
3. Hủy hóa đơn điện tử là
làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là
làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa
trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của
Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng
đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo đảm sự hoạt
động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được
thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của
Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của
Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc
người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn
dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán,
người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điệntử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì
người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư
số 153/2010/TT-BTC của
Bộ Tài chính.
Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá
đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được
chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ
hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01)
lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ
hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có
chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được
chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế
tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn
giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản
2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang
hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội
dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác
nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của
người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các
hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi
có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên
hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của
người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển
đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá
đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn
chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông
tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc –
hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ
ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Điều 13. Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát
hành, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử
1. Cơ quan nhà nước có thẩm
quyền có trách nhiệm thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử lý các vi phạm về hoá
đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
2. Tổ chức sử dụng hoá đơnđiện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu sự thanh tra, kiểm tra và có
trách nhiệm cung cấp đầy đủ dữ liệu của hóa đơn điện tử, các phương tiện lưu
trữ hóa đơn điện tử cùng các tài liệu khác cho các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật.
Việc thanh tra, kiểm tra
đối với tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được
thực hiện theo quy định của pháp luật.
Việc niêm phong, tạm giữ, tịch
thu phương tiện điện tử để khởi tạo hoá đơn điện tử thực hiện theo quy định tại
Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày
23 tháng 2 năm 2007 của Chính phủ.
Điều 14. Hiệu lực thi hành và tổ chức thực
hiện
1. Thông tư này có hiệu lực
từ ngày 01/5/2011.
2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này,
các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày
14/05/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày
28/9/2010 của Bộ Tài chính.
Trong quá trình thực hiện
nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài chính để được
hướng dẫn giải quyết kịp thời./.
Nơi nhận: |
KT. BỘ TRƯỞNG |
PHỤ
LỤC
1. Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn
điện tử
(Ban
hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày14 /2/2011 của Bộ Tài chính)
Đơn vị chủ quản:…………...... |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM |
|
………, ngày……… tháng……… năm……… |
QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG
TY, ĐƠN VỊ)
Về việc áp dụng hóa đơn
điện tử
GIÁM ĐỐC …
Căn cứ Thông tư số /2011/TT-BTC ngày /2/2011 của
Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán
hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký
kinh doanh) số …
….
Xét đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức
hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ......../....../20.....trên cơ sở hệ thống
thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để
khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên
nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại hoá
đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu
hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng
bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ
dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người
được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán
hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định
này./.
Nơi nhận: |
GIÁM ĐỐC |
2.
Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(Ban
hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /2/2011 của Bộ Tài chính)
THÔNG
BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
1. Tên tổ chức khởi tạo hoá
đơn (Công ty A):.....................................................
2. Mã số thuế:..........................................................................................................
3. Địa chỉ trụ sở chính:...........................................................................................
4. Điện thoại:...........................................................................................................
5. Các loại hoá đơn phát
hành:
STT |
Tên loại hoá đơn |
Mẫu số |
Ký hiệu |
Số lượng |
Từ số |
Đến số |
Ngày bắt đầu sử dụng |
|
Hóa đơn GTGT |
|
AA/11T |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:.........................................................
7. Ghi rõ “Đăng
ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ,
nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi
chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo
hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn,
triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng
đơn vị.
|
.........,
ngày.........tháng.........năm......... |
3. Mẫu Báo cáo của tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
(Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số32
/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính)
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------------------------------
BÁO CÁO VỀ VIỆC TRUYỀN
HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Kỳ…….năm......
Tên tổ chức:.....................................................................................................................
Mã số thuế: ......................................................................................................................
Địa chỉ: .............................................................................................................................
Đơn vị tính: Số
STT |
Doanh nghiệp sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử |
Tên hóa đơn |
Ký hiệu mẫu hóa đơn |
Ký hiệu hóa đơn |
Từ số |
Đến số |
Số lượng |
||
Mã số thuế |
Tên |
Địa chỉ |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
.........,
ngày.........tháng.........năm......... |
0 Nhận xét